Fase istruttoria

Nel settore dei trasferimenti di materiali duali non è disposta alcuna fase propedeutica di valutazione ed approvazione dell’attività precontrattuale che rimane del tutto libera di conformarsi sulla base degli interessi economici e commerciali dei singoli operatori.

La fase istruttoria decorre, pertanto, con la presentazione di un'istanza di autorizzazione all’esportazione ed è volta all’accertamento di rispondenza e completezza, sia sostanziale, sia formale, del quadro informativo fornito a supporto di operazioni di esportazione di materiali inseriti nelle liste di controllo o sottoposti ad autorizzazione ai sensi del ricordato art. 4 del regolamento comunitario.

Anche se sono previste più tipologie di autorizzazione (autorizzazione specifica individuale, autorizzazione globale individuale; autorizzazione generale comunitaria e nazionale), le varie istanze di autorizzazione debbono sostanzialmente rispondere ad alcuni requisiti similari e presentare contenuti in parte analoghi.

Ovviamente, la domanda più completa sotto il profilo degli elementi informativi da rappresentare è quella volta ad ottenere un’autorizzazione specifica individuale, mentre le altre istanze o comunicazioni (più propriamente, come vedremo) relative, rispettivamente, ad autorizzazioni globali e generali, per gli aspetti di semplificazione presentati, necessitano di un minor numero di informazioni da fornire e di supporti documentali da accludere.

In primo luogo, tutte le istanze debbono essere sottoscritte da un legale rappresentante dell’esportatore ed indirizzate all’Autorità competente dello Stato membro in cui è stabilito l’esportatore (art. 6, comma 2 del regolamento comunitario) e, pertanto, nel caso di operatore nazionale, al più volte citato Ministero del commercio internazionale.

Qualora tali istanze riguardino il rilascio di autorizzazioni specifiche o globali, occorre utilizzare un apposito modulo comunitario (allegato III bis del regolamento), da compilare interamente secondo le istruzioni in esso contenute.

Compilazioni incomplete od errate possono essere sanate e regolarizzate anche successivamente alla presentazione della domanda.

I dati richiesti, oltre quelli necessari per l’identificazione del soggetto responsabile dell'esportazione, concernono tutti gli elementi utili per un’esatta descrizione e configurazione dell’operazione di esportazione da autorizzare.

Tra questi, pertanto, rientrano gli estremi concernenti il destinatario della fornitura, l’utilizzatore finale del bene, la descrizione del materiale, il relativo codice identificativo e l’eventuale sua ubicazione in uno Stato membro diverso da quello nel quale è presentata l’istanza, nonché i paesi di origine, di spedizione e di destinazione finale dei materiali.

Nei casi di istanze volte ad ottenere autorizzazioni di tipo generale (sia nazionale, sia comunitaria), la domanda, che in realtà costituisce più una sorta di comunicazione con la quale l’esportatore porta a conoscenza del predetto Dicastero l’intendimento di volersi avvalere dell’autorizzazione generale, deve essere sempre sottoscritta da un legale rappresentante dell’esportatore e contenere semplicemente l’indicazione della denominazione o ragione sociale, della sede e dei legali rappresentanti dell’esportatore medesimo.

Tale segnalazione costituisce il presupposto per l’iscrizione in un apposito registro (suddiviso con riferimento alla tipologia nazionale o comunitaria) dei soggetti che possono operare con autorizzazione generale.

Mentre nei confronti delle comunicazioni riguardanti le autorizzazioni di tipo generale, a motivo proprio di tale loro configurazione, non è richiesta alcuna particolare documentazione di supporto, gli articoli 4 e 5 del D.Lgs 96/03 prevedono per le altre tipologie di autorizzazioni espressamente l’obbligo di accludere specifici documenti a corredo della domanda.

Nel caso di autorizzazione specifica individuale, l’esportatore è tenuto ad accludere all’istanza una dichiarazione rilasciata dall’utilizzatore finale del materiale di prospettata esportazione, contenente necessariamente:

• l’esatta indicazione della denominazione o della ragione sociale, della sede legale e dell’at-ività svolta;

• la descrizione dei beni da importare, la loro quantità e valore, gli estremi del contratto di riferimento o una copia dello stesso;

• l’assicurazione di un utilizzo prettamente civile dei beni e l’indicazione dell’esatto luogo di destinazione;

• l’impegno espresso a non utilizzare tali beni in applicazioni militari o esplosive nucleari, in attività civili nucleari in impianti non coperti da salvaguardia A.I.E.A. o in applicazioni collegate allo sviluppo e/o produzione di altre armi di distruzione di massa e di missili che possano essere utilizzati come vettori di tali armi;

• l’impegno espresso a non riesportare, trasferire o dirottare, durante il viaggio, i beni importati.

Tale dichiarazione, debitamente datata, timbrata e firmata da un legale rappresentante dell’utilizzatore finale, qualora venga richiesto dal Ministero del commercio internazionale, deve essere anche autenticata dalla competente Autorità amministrativa straniera e/o diplomatica  italiana.

Lo stesso Dicastero può chiedere all’esportatore di presentare, oltre ad un certificato internazionale d’importazione e/o di uso finale rilasciato dalla competente Autorità amministrativa dello Stato ove è ubicato l’utilizzatore finale, anche tutta quella ulteriore e specifica documentazione che lo stesso ritenga utile al fine del completamento dell’attività istruttoria e di una più compiuta valutazione dell’istanza.

Tra questa documentazione sicuramente figurano le condizioni contrattuali, qualora non già presentate, le specifiche tecniche del materiale da esportare, le modalità di consegna e spedizione dello stesso, qualora conosciute.

Da rilevare, inoltre, che qualsiasi cambiamento intervenuto dopo la presentazione della domanda deve essere tempestivamente comunicato alla menzionata Autorità e che tutte le informazioni e i dati contenuti nella domanda e nella documentazione fornita a corredo rimangono, in quanto a completezza e veridicità degli stessi, nell’esclusiva responsabilità dell’esportatore. 

Nel caso di autorizzazione globale, è previsto invece l’obbligo di presentazione di una sola dichiarazione, sottoscritta da un legale rappresentante dell’esportatore, con la quale lo stesso si obbliga formalmente a rispettare, all’atto di ogni esportazione, le seguenti condizioni:

• utilizzare l’autorizzazione ottenuta esclusivamente per i beni a duplice uso e per i paesi di destinazione in essa indicati;

• riportare sulle fatture e sui documenti di trasporto la stampigliatura “autorizzazione globale individuale (numero e data del provvedimento)”;

• richiedere in sede di conclusione del contratto ovvero di accettazione della proposta contrattuale una dichiarazione di impegno del committente estero e/o dell’utilizzatore finale a non riesportare, trasferire o dirottare, durante il viaggio, i beni a duplice uso oggetto del contratto stesso o dell’ordinativo e a utilizzarli esclusivamente per scopi civili.

Sulla base degli elementi indicati dal soggetto esportatore e di quelli riportati nella documentazione allegata, il Ministero del commercio internazionale procede all’istruttoria delle varie istanze, accertando la completezza e la rispondenza, sia formale, sia sostanziale, degli elementi forniti ai requisiti previsti dalla normativa e, in particolare, la conformità dell’operazione, così come prospettata, agli obblighi internazionali e agli aspetti di situazione riportati nel già ricordato art. 8 del regolamento comunitario.

In tale contesto, particolare rilevanza assume l’aspetto di verifica e controllo della menzionata dichiarazione di uso finale rilasciata dall’importatore in termini, sia di compatibilità con i parametri e le caratteristiche tecniche del prodotto prospettato all’esportazione, sia di accertamento dell’esistenza di eventuali pregressi dinieghi, emessi per operazioni similari in ambito regimi multilaterali di non proliferazione, o di segnalazioni di controindicazione, disponibili su base nazionale o internazionale, nei confronti del destinatario o  dell’intermediario oppure dell’utilizzatore finale.

Completata la fase istruttoria con l’acquisizione di tutti gli elementi ritenuti necessari per la corretta definizione dell’operazione di esportazione, il Ministero del commercio internazionale provvede a richiedere sulle singole operazioni, con l’eccezione di quelle riferite alle autorizzazioni di carattere generale (che si sostanziano in pratica, come precisato, in una semplice registrazione), il parere di un apposito Comitato consultivo che, analogamente a quello previsto per i materiali d’armamento, è tenuto a fornire la propria valutazione sulla rispondenza della prospettata esportazione agli obiettivi di controllo perseguiti, e a consultare, se ritenuto necessario e opportuno, un altro o altri paesi membri.

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